Cómo cancelar una factura en CFDI 4.0: motivos, plazos y aceptación del cliente
Cancelar una factura ya no es "darle de baja y listo". Desde CFDI 4.0 tienes que decir por qué la cancelas, a veces tu cliente tiene que aceptarlo, y si la factura tenía un error, primero emites la buena. Esta guía te explica cada caso.
Los 4 motivos de cancelación
| Motivo | Cuándo se usa |
|---|---|
| 01 Comprobante emitido con errores con relación | La factura tenía un error y ya emitiste la que la sustituye. Se indica el UUID de la nueva. |
| 02 Comprobante emitido con errores sin relación | La factura tenía un error y no se va a sustituir por otra. |
| 03 No se llevó a cabo la operación | La venta no ocurrió: el cliente se echó para atrás o se facturó por adelantado algo que no se entregó. |
| 04 Operación nominativa relacionada en una factura global | Una venta que ya iba en una factura global y después el cliente pidió su factura a nombre propio. |
Sustituir una factura con errores (motivo 01), en orden
- Emites la factura correcta y la relacionas con la original (tipo de relación 04, sustitución).
- Cancelas la original con motivo 01, indicando el UUID de la nueva.
Al revés no funciona: si cancelas primero, ya no tienes con qué relacionar la nueva.
¿Tu cliente tiene que aceptar la cancelación?
En muchos casos sí. El SAT le avisa en su buzón tributario y tiene 3 días para aceptarla o rechazarla; si no responde, se considera aceptada. Mientras tanto, la factura sigue vigente.
No hace falta su aceptación, entre otros casos, cuando:
- El total de la factura es de hasta $1,000.
- Se cancela a más tardar el día siguiente de su emisión.
- Es una factura a público en general (RFC genérico), una nota de crédito (egreso), un comprobante de traslado o un recibo de nómina.
Hasta cuándo puedes cancelar
Una factura se puede cancelar a más tardar en el mes en que debes presentar la declaración anual del ejercicio en que se emitió: marzo del año siguiente si eres persona moral, abril si eres persona física. Después de ese plazo, la cancelación ya no procede.
Antes de cancelar, revisa esto
- ¿Tiene complemento de pago? Si la factura PPD ya tiene un REP vigente, primero se cancela el REP.
- ¿Ya hubo descuento o devolución? Si la venta sí ocurrió y solo cambió el monto, lo que corresponde es una nota de crédito, no una cancelación.
Cómo se hace en NEXIO
- Sustituir CFDI: desde la factura con error creas el borrador sustituto, ya relacionado. Cuando lo timbras, NEXIO cancela la original con motivo 01 y el UUID nuevo, sin que lo captures a mano.
- Cancelar CFDI: eliges el motivo 01, 02, 03 o 04. Si eliges 01, te pide el UUID de la factura que la sustituye.
- Si la factura tiene un complemento de pago vigente, NEXIO no te deja cancelarla hasta que canceles el complemento.
- Cuando la cancelación procede, NEXIO devuelve el inventario al almacén, actualiza el saldo del cliente y libera el pedido para facturarlo de nuevo.
- Si la cancelación queda esperando la respuesta de tu cliente, NEXIO consulta al SAT todos los días y aplica la cancelación en cuanto se confirma. El acuse queda guardado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cancelar una factura de hace meses?
Sí, mientras no haya pasado el mes en que se presenta la declaración anual del ejercicio en que se emitió. Si el total es mayor a $1,000, tu cliente tendrá que aceptar la cancelación.
¿Qué pasa si mi cliente rechaza la cancelación?
La factura sigue vigente ante el SAT. Si la operación no ocurrió, habla con tu cliente; si solo cambió el monto, lo que corresponde es una nota de crédito.
¿Qué motivo uso si me equivoqué en el RFC del cliente?
Motivo 01: emites la factura correcta relacionada con la original (sustitución) y después cancelas la original indicando el UUID de la nueva.
¿Puedo cancelar una factura que ya tiene complemento de pago?
Primero tienes que cancelar el complemento de pago. Después ya puedes cancelar la factura.
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